podatki

Zmiana zasad składania pism elektronicznych do organów podatkowych od 1 stycznia 2026 r.

Data: 29.12.2025
Agnieszka Chamera
Masz pytania? Napisz do mnie!
Agnieszka Chamera
Data publikacji
29.12.2025

 

Od dnia 1 stycznia 2026 r. następuje istotna zmiana w zasadach elektronicznego składania podań/pism do organów podatkowych oraz organów Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

1) Najważniejsza zmiana - ePUAP co do zasady nieskuteczny

Od 1.01.2026 r. podanie/pismo złożone przez ePUAP (ESP ePUAP) przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym nie będzie uznane za skutecznie wniesione/doręczone do organu podatkowego lub organu KAS (z zastrzeżeniem wyjątków opisanych poniżej).

2) Jakie kanały elektroniczne będą skuteczne

Zgodnie z art. 168 § 1 Ordynacji podatkowej, prawnie skuteczne wniesienie podania w postaci elektronicznej będzie możliwe wyłącznie:

  • na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) organu (system e-Doręczeń), albo
  • za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu – w praktyce dla KAS: e-Urząd Skarbowy oraz PUESC (sprawy celne/akcyzowe).

3) Kluczowe ryzyko: pismo „złą drogą” może zostać bez czynności

Jeżeli od 1.01.2026 r. pismo zostanie wniesione w formie innej niż wskazana w art. 168 § 1 (np. ePUAP), organ pozostawi je bez rozpatrzenia – i co szczególnie istotne: bez obowiązku zawiadamiania wnoszącego.

W praktyce oznacza to realne ryzyko:

  • uchybienia terminom (np. odwołanie/zażalenie/wniosek w terminie zawitym) i utraty ochrony procesowej,
  • braku „ratunku” w postaci formalnego wezwania lub informacji z urzędu (bo przepisy nie nakładają obowiązku powiadomienia).

4) Wyjątki - kiedy ePUAP nadal może być dopuszczalny

Zmiana nie dotyczy sytuacji, w których ePUAP/ESP jest wprost wskazany w przepisach szczególnych jako dopuszczalny albo obowiązkowy kanał.

W szczególności MF wskazuje, że informacje i deklaracje na podatki lokalne (m.in. IN-1, DN-1, IR-1, DR-1, IL-1, DL-1, DT-1) nadal będzie można przesyłać z wykorzystaniem ePUAP.

5) Forma papierowa nadal dostępna

Nadal możliwe jest składanie pism papierowo (poczta/osobiście), o ile dany przepis szczególny nie wymaga wyłącznej formy elektronicznej dla konkretnej sprawy.

 

Co rekomendujemy Klientom (działania praktyczne)

  1. Nie wysyłać pism do KAS/US przez ePUAP (poza wyjątkami z przepisów szczególnych).
  2. W sprawach „terminowych” przyjąć zasadę: e-Doręczenia (ADE) / e-Urząd Skarbowy / PUESC albo papier z potwierdzeniem nadania.
  3. Zweryfikować, czy Państwa organizacja powinna posiadać adres do e-Doręczeń (część przedsiębiorców ma obowiązek zgodnie z harmonogramem, inni mogą założyć dobrowolnie).
  4. Ustalić wewnętrznie, kto odbiera i archiwizuje korespondencję z e-Doręczeń / e-US / PUESC, aby nie przeoczyć pism urzędowych.

 

Podstawa prawna / źródła

  • Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2025 poz. 111): art. 168 § 1 oraz art. 169 § 1b.
  • Ustawa o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1045) – zakończenie okresu przejściowego i przejście na e-Doręczenia jako zasadniczy kanał (z wyjątkami).
  • Komunikat MF: „Zmiany w zasadach składania podań utrwalonych w postaci elektronicznej do organów podatkowych i organów KAS” (publ. 19.12.2025).