wnp.pl Jak powinny być prowadzone akta osobowe? Oto kluczowe zasady
19.06.2026
Na portalu WNP.pl ukazał się artykuł „Jak powinny być prowadzone akta osobowe? Oto kluczowe zasady”, zawierający komentarz Marzeny Filipowicz, Partner ds. Outsourcingu BPO i Biegłego Rewidenta w PKF Polska.
Publikacja przypomina o obowiązkach pracodawców związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej oraz wskazuje najważniejsze zasady wynikające z przepisów prawa pracy i regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.
Jak podkreśla Marzena Filipowicz, prawidłowo prowadzone akta osobowe stanowią nie tylko wymóg formalny, ale również ważne narzędzie wspierające efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. Kluczowe znaczenie mają kompletność dokumentacji, jej właściwa struktura, regularna aktualizacja danych oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przechowywanych informacji.
Ekspertka PKF Polska zwraca uwagę, że akta osobowe powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami i podzielone na odpowiednie części obejmujące dokumenty związane z rekrutacją, przebiegiem zatrudnienia, zakończeniem stosunku pracy, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości. Istotne jest również zachowanie chronologii dokumentów oraz bieżące aktualizowanie zawartych w nich informacji.
W artykule podkreślono także znaczenie ochrony danych osobowych. Zarówno dokumentacja papierowa, jak i elektroniczna powinna być zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem, a organizacje powinny wdrażać odpowiednie procedury oraz regularnie szkolić pracowników odpowiedzialnych za przetwarzanie danych.
Jak wskazuje Marzena Filipowicz, właściwe zarządzanie dokumentacją pracowniczą ma bezpośredni wpływ na zgodność organizacji z przepisami prawa, ograniczenie ryzyk formalnych oraz budowanie zaufania pracowników. Starannie prowadzone akta osobowe ułatwiają również procesy kadrowe, wspierają podejmowanie decyzji personalnych i wzmacniają profesjonalny wizerunek pracodawcy.
Artykuł stanowi praktyczny przewodnik dla pracodawców, działów HR oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji pracowniczej, przypominając o najważniejszych obowiązkach związanych z przechowywaniem, aktualizacją i archiwizacją akt osobowych.
Zapraszamy do lektury pełnego artykułu na portalu WNP.pl.
